System zgłaszania nieprawidłowości

Zgłoszenia w Biurze ds. Compliance można dokonać na różne sposoby - za pośrednictwem poczty, telefonicznie lub mailowo. Ważne jest, aby w zgłoszeniu odpowiedzieć na wszystkie poniższe pytania.

Powiadomienie musi jasno wskazywać, kto jest nadawcą. Tylko wtedy, gdy nadawcę można łatwo zidentyfikować, możliwe jest rozpoczęcie skutecznego dialogu. Wyjątek dotyczący anonimowych zgłoszeń (wyjaśniono na końcu tych pytań).

Zawiadomienie musi być sformułowane w taki sposób, aby można było ustalić fakty, na których opiera się zgłoszenie. Należy pamiętać, że Compliance Officers polegają na pełnych faktach dotyczących każdego przypadku. Ponadto wymagane może być udzielenie dalszych informacji, dlatego często pomocne może być, aby zgłoszenie nie zostało złożone anonimowo. Aby dowiedzieć się, jakie treści nie są odpowiednie do zgłoszenia, patrz: „Jakich problemów nie należy zgłaszać za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości”.

Ważne jest, aby dokładnie określić, kiedy miały miejsce opisane zdarzenia, żeby można było odpowiednio przypisać obowiązki i inne fakty związane z konkretnym przypadkiem. Powiadomienie powinno nastąpić niezwłocznie (z reguły w ciągu kilku dni). Niewiele można zrobić w przypadku incydentów, które miały miejsce dawno temu.

Należy możliwie najdokładniej określić miejsce, z którego następuje powiadomienie; jeśli to możliwe, prosimy o wskazanie odpowiedniego kraju, lokalizacji, zakładu, oddziału i działu.

Anonimowe zgłoszenia różnią się od opisanego powyżej schematu. Aby zgłoszenie było anonimowe, należy je przesłać za pośrednictwem konta e-mail, które uniemożliwia identyfikację osoby, np. za pośrednictwem prywatnego adresu, niezawierającego imienia i nazwiska, co jest możliwe w przypadku prywatnych skrzynek e-mail. Przy sporządzaniu powiadomienia należy skupić się na pytaniu CO (patrz punkt 2 powyżej). Wszystkie dane dotyczące miejsca i czasu muszą być starannie dobrane, aby utrudnić lub uniemożliwić identyfikację. Warto jednak pamiętać, że w razie potrzeby konieczne może być zadanie dodatkowych pytań, dlatego prosimy o regularne sprawdzanie "anonimowego" konta e-mail, abyśmy mogli pozostać w kontakcie. Gwarantujemy, że wszystkie dane osobowe dotyczące zgłaszania nieprawidłowości za pośrednictwem systemu będą chronione w najwyższym możliwym stopniu. Z góry dziękujemy za współpracę.