Punkt wyjścia do konsultacji dotyczących zestawów instrumentów chirurgicznych

Po pierwsze, jak wyglądała stara sytuacja? 'A mess.' Ilonka nie może go powlekać cukrem. "Wszystki sprzęt z trzech szpitali został połączony. W rezultacie powstał ogromny bałagan zestawów, instrumentów, marek, z kodami artykułów i bez nich oraz w różnych stanach naprawy. To nie było niebezpieczne, ale bałagan. W przeszłości miały miejsce usprawnienia, ale wiedziałem, że mogłoby być znacznie lepiej." Ilonka zdobyła tę wiedzę w Ośrodku Medycznym Máxima, który był jej poprzednim pracodawcą i który już ukończył ten proces. „W szpitalu Jeroena Boscha chciałem się w nim zanurzyć”. W kwietniu 2018 r. Ilonka rozpoczęła przygotowania: wybór dostawców oraz utworzenie komisji projektowej i sterującej. W kwietniu 2019 roku rozpoczął się intensywny dwuletni proces standaryzacji i optymalizacji zestawów narzędzi chirurgicznych z firmą B. Braun jako dostawcą i partnerem.

Przepływ

Dlaczego B. Braun? Ilonka nie musiała długo myśleć. "Od samego początku procesu wyboru dostawcy wyróżniali się na tle innych stron. Wkrótce stało się jasne, że firma B. Braun dysponuje największym doświadczeniem i wiedzą specjalistyczną, aby zarządzać całym procesem." Nawet po przyznaniu projektu firmie B. Braun nikt nie zakwestionował wyboru. Ilonka: "Oczywiście od czasu do czasu odbywają się dyskusje, ale jest to skomplikowany i długotrwały proces. Miło jest, gdy dostawca jest otwarty na informacje zwrotne i ulepszenia. Tarcie było dozwolone, a poglądy wyrażone po obu stronach, ale nigdy się nie utknęło. Zespół był gotowy do nauki i poczynił ogromne postępy w dziedzinie cyfryzacji. Zawsze szukali tego, co było możliwe, a to nastawienie stworzyło przepływ, który sprawił, że współpraca była przyjemnością."

Cele

Na podstawie analizy i inwentaryzacji - ważnej fazy według Ilonki - ustalono cele. Najważniejszym z nich było zapewnienie właściwego poziomu jakości wszystkich urządzeń i zmniejszenie ich liczby o 20%. Ilonka: "Oba cele zostały osiągnięte w odpowiednim czasie. I to w czasie pandemii koronawirusa" - mówi dumny kierownik projektu. Podaje dokładne liczby. "Liczba instrumentów zmniejszyła się o 28% z 15 456 do 11 194, a liczba zestawów instrumentów chirurgicznych o nie mniej niż sto zestawów, z 527 do 427. Wynikało to głównie z konstruktywnego podejścia i konsekwentnych uzgodnień z zespołem operacyjnym, który również znajdował się w komitecie sterującym. Istotną rolę odgrywa fakt, że centralna sterylizatornia jest częścią zespołu operacyjnego. Byliśmy w stanie być rygorystycznym i ukierunkowanym podejściem. Na początku pojawił się pewny opór ze strony specjalistów, ale wszyscy wiedzieli, że muszą przedstawić dobry powód, aby dodać więcej instrumentów do zestawu. Zostało ono bardzo dobrze uzgodnione z wyprzedzeniem z asystentami sali operacyjnej, specjalistami i innymi zaangażowanymi osobami; każda specjalność otrzymała obszerny czas na przegląd. Asystenci na sali operacyjnej odegrali w tym cenną rolę; naprawdę trzeba im dać czas, którego potrzebują."

Zrównoważona praca

Zrównoważony rozwój nie znajdował się na liście celów przed tym projektem, ale teraz jest ważnym zagadnieniem. Ilonka podsumowuje: "Udało nam się osiągnąć naprawdę znaczne oszczędności, pomyśl tylko o liczbie zestawów, które mamy obecnie. Na półkach jest ich mniej, a ponieważ zestawy są bardziej jednorodne, możemy teraz pracować z robotem pakującym, który dokładnie wycina je na wymiar. Zmniejszyliśmy również liczbę opakowań peel pack o 25%. Narzędzia, które nadal były w dobrym stanie, zostały przekazane organizacjom pomocowym, a odrzucony materiał został stopiony i poddany recyklingowi przez firmę B. Braun. Nic nie zostało wyrzucone."

Wąskie gardła i nierówne drogi

Pytany o największe wąskie gardła w procesie, ambitny menedżer wspomina o etapie pośrednim. „Jeśli przeremontowano i zoptymalizowano już połowę zestawów, ale nie wszystkie, należy je oddzielić”. Grupa projektowa otrzymała niezbędne wskazówki od B. Braun. "Pomogli w przygotowaniu szafek i zastanowili się nad minimalnym i maksymalnym poziomem zapasów. Nasz menedżer instrumentów również był częścią grupy projektowej i sfotografował, zakodował i wprowadził wszystko do systemu zarządzania instrumentami. Inwestycja, z której cieszymy się każdego dnia. Wszystko zależy również od konstruktywnego podejścia i konsekwentnych porozumień między różnymi dyscyplinami." Niektórzy chcieli, abyśmy robili ustępstwa, ale zawsze mówiliśmy: „Nie jesteśmy cukiernią”

Na początku Ilonka musiała również przekonać swój własny zespół, ponieważ spodziewali się wielu obaw. "Ludzie prosili o dodatkowe informacje z wyprzedzeniem, ale po wdrożeniu systemu nikt nie chciał wrócić. Praca jest szybsza i łatwiejsza, ponieważ standardowe zestawy i oczywiście InOs® zapewniają większą przejrzystość. Częściej odbieramy kompletne zestawy, a brakujące elementy są łatwiejsze do znalezienia i śledzenia." Wskazówka od Ilonki: Upewnij się, że w Twojej grupie projektowej znajduje się osoba z działu CS, aby zapewnić większe wsparcie.

Czynniki sukcesu

Kluczowym czynnikiem sukcesu, mówi Ilonka, jest jakość komitetu sterującego i grupy projektowej. "Zainwestuj w to, ponieważ taki projekt trwa długo. Które doświadczenie jest ważne i kto ma mandat? Co więcej: kto lubi taki proces? Wykorzystaj ten entuzjazm, a kiedy mówisz o czynnikach sukcesu, zawsze zachowaj żywą linię czasu." Kierownik projektu wyjaśnia. "Zawsze dziel się: gdzie jesteśmy, co już osiągnęliśmy, z czego jesteśmy dumni i czego się nauczyliśmy. Świętuj sukcesy i od tamtej pory zastanawiaj się, dokąd chcesz zmierzać. Dzięki temu proces pozostaje w toku i wszyscy są zaangażowani w jego realizację." Zaleca również włączenie kogoś z dostawcy do komitetu kierowniczego. "Dla nas to działało doskonale. Rozumiem, że firma B. Braun poleca teraz tę strukturę innym klientom. To bardzo sprytna sprawa, ponieważ miło jest mieć dostawcę jako pełnego partnera."

Wskazówki na przyszłość

Ilonka ma nową pracę, ale opuszcza szpital Jeroen Bosch z poczuciem satysfakcji. "Projekt został oficjalnie zakończony, cele zostały ponad osiągnięte. Jestem naprawdę dumny z całej grupy. Jednocześnie wiesz, że nigdy nie jest to naprawdę gotowe, musisz ciągle wprowadzać innowacje. Jednak dzięki umowie o pełnym serwisie możesz mieć pewność, że Twoje zestawy i urządzenia są najwyższej jakości. Nie bez znaczenia jest to również znaczna oszczędność kosztów. Nie mogę podać twardych liczb, ponieważ przeszliśmy do nowego systemu zaopatrzenia i struktura kosztów wygląda teraz inaczej."

Kiedy pytamy, czy ma jakieś rady dla swojego następcy, mówi, że należy uważać na „zanieczyszczenie” zestawów. "Zanim się o tym dowiecie, pojawią się nowe klipsy lub instrumenty. To pragnienie zawsze pozostanie, ale jestem pewna, że się nie zdarzy. Nowy sposób pracy jest dobrze zintegrowany w całym łańcuchu dostaw i nie zależy od nowego kierownika w CSSD.